Que dit exactement le principe d'exactitude du RGPD ?
La règle figure à l'article 5 du RGPD, parmi les principes de base du règlement. Les données doivent être « exactes et, si nécessaire, tenues à jour ». Le même point exige que toutes les mesures raisonnables soient prises pour effacer ou rectifier sans tarder les données inexactes. « Raisonnables » : le texte attend une organisation adaptée, pas un fichier parfait. « Sans tarder » : une erreur connue ne reste pas dans le fichier. Un classeur papier est concerné lui aussi, car l'article 2 du RGPD vise les données tenues sans ordinateur dès qu'elles figurent dans un fichier.
L'exactitude s'apprécie aussi « eu égard aux finalités » du traitement. Une adresse de livraison sert à livrer : elle doit être celle d'aujourd'hui. L'historique d'une vente décrit, lui, ce qui s'est passé à sa date. Enfin, le responsable du traitement doit être « en mesure de démontrer » qu'il respecte ces principes. Pour votre fichier clients, ce responsable, c'est votre entreprise.
La CNIL applique la règle aux fichiers de clients dans son référentiel sur la gestion des activités commerciales. L'entreprise doit prendre les mesures raisonnables pour garantir la qualité de ses données, « tout au long de la durée de vie du traitement ». Le même document relève que collecter peu favorise des données exactes et à jour. C'est l'un de mes engagements : aucune collecte inutile, comme l'explique ma méthode de travail. Une donnée que l'on ne garde pas ne peut pas devenir fausse.
Pourquoi un fichier clients vieillit-il vite en Pévèle ?
Parce que les gens déménagent. Selon le dossier complet de l'Insee, 9,7 % des ménages de Pévèle Carembault avaient emménagé depuis moins de deux ans en 2023. Et 18,5 % l'avaient fait depuis deux à quatre ans. Plus d'un ménage sur quatre occupait donc son logement depuis moins de cinq ans.
Le rythme annuel va dans le même sens. Selon la même source, 91,5 % des habitants d'un an ou plus vivaient déjà dans le même logement un an plus tôt. Les 8,5 % restants avaient déménagé dans l'année, le plus souvent depuis une autre commune. Un fichier de particuliers de la Pévèle resté intact depuis cinq ans a donc toutes les chances de contenir des adresses périmées.
Le téléservice public de changement d'adresse prévient les impôts, les caisses de sécurité sociale, France Travail et le service des cartes grises. Il touche aussi certains organismes privés, comme des fournisseurs d'énergie. Une entreprise comme la vôtre ne figure pas sur cette liste. Chez un client professionnel, votre interlocuteur peut aussi partir. Son nom et son courriel nominatif sont des données personnelles, rappelle la CNIL : sa fiche obéit aux mêmes règles.
Qui corrige, à quel rythme, et comment dater une mise à jour ?
Le texte ne fixe aucune fréquence : il parle de mesures raisonnables et de données tenues à jour « si nécessaire ». Dans une petite entreprise, cela tient en quelques habitudes.
- Une personne tient le fichier et centralise les corrections. Pour traiter les demandes, la CNIL conseille de mettre en place une organisation dédiée et de surveiller les délais de réponse.
- Chaque échange sert de vérification. Un appel, un devis ou une livraison sont l'occasion de confirmer l'adresse, le téléphone et le courriel, puis de corriger aussitôt.
- Chaque fiche porte la date de sa dernière vérification et la source de l'information, par exemple « le client, par téléphone ». Vous pouvez ainsi démontrer que le fichier est tenu, comme l'article 5 l'exige du responsable.
Cette date sert aussi à trier. Pour une personne jamais devenue cliente, le référentiel de la CNIL retient trois ans après la collecte ou le dernier contact venu d'elle. Une fiche dormante ne se tient pas à jour indéfiniment : au terme de sa durée, elle se supprime ou s'archive.
Que faire d'un courrier revenu à l'expéditeur ?
Le prendre pour ce qu'il est : le signe qu'une donnée est inexacte, à rectifier ou à effacer sans tarder. Marquez aussitôt l'adresse comme invalide, pour qu'aucun envoi ne reparte. Une lettre adressée à l'ancien logement peut être ouverte par le nouvel occupant, avec votre facture ou votre relance dedans.
Demandez ensuite la bonne adresse au client lui-même, par le téléphone ou le courriel qu'il vous a confiés. Si vous la trouvez ailleurs, dans un annuaire par exemple, l'article 14 du RGPD s'applique. Il vous oblige à informer la personne, au plus tard lors de votre première communication avec elle, notamment de la source de la donnée. Si le client reste injoignable et n'a plus rien à faire dans le fichier, supprimez sa fiche. Les pièces comptables, elles, restent archivées pendant la durée légale, dix ans dans l'exemple du référentiel de la CNIL.
Comment répondre à une demande de rectification ?
Le droit de rectification, prévu à l'article 16 du RGPD, permet au client de faire corriger ou compléter ses données. La CNIL cite une adresse erronée, ou une adresse sans le numéro de l'appartement. La demande peut arriver par courriel, par formulaire ou par courrier. La CNIL propose même aux particuliers un modèle de lettre citant les articles 16, 12 et 19.
| Question | Règle | Texte |
|---|---|---|
| Délai | Informer la personne des mesures prises dans les meilleurs délais, au plus tard un mois après réception de la demande. | Article 12, paragraphe 3. |
| Prolongation | Deux mois de plus si la demande est complexe ou les demandes nombreuses, motifs donnés dans le premier mois. | Article 12, paragraphe 3. |
| Coût | Aucun paiement, sauf demande manifestement infondée ou excessive, à vous de le démontrer. | Article 12, paragraphe 5. |
| Identité | Demander des informations supplémentaires seulement en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur. | Article 12, paragraphe 6. |
| Vérification | Le client qui conteste l'exactitude peut obtenir la limitation du traitement pendant votre vérification. | Article 18, paragraphe 1. |
| Destinataires | Notifier la correction à chaque destinataire, sauf impossibilité ou efforts disproportionnés, et les nommer au client qui le demande. | Article 19. |
| Refus | Donner ses motifs sous un mois, en signalant la réclamation possible auprès de la CNIL et le recours en justice. | Article 12, paragraphe 4. |
Au sens de l'article 4 du RGPD, un destinataire est tout organisme qui reçoit communication des données, tiers ou non. Pour une TPE, ce peut être le cabinet comptable ou l'hébergeur du fichier. Si une mission me fait traiter les données d'un client, j'agis sur ses instructions écrites, selon le contrat de sous-traitance décrit dans les questions fréquentes. Ses corrections doivent donc me parvenir.
Gardez la trace de votre réponse : le référentiel de la CNIL permet de la conserver comme preuve, dans la limite du délai de prescription. Les copies de pièces d'identité, elles, se suppriment en principe dès que la demande est satisfaite. En l'absence de directives contraires du défunt, les héritiers d'un client décédé peuvent aussi faire mettre à jour ses données. S'ils le demandent, l'article 85 de la loi Informatique et Libertés vous oblige à justifier, sans frais, que c'est fait.
Refuser ou négliger une rectification due, ou la faire payer, est une contravention de cinquième classe, selon l'article R. 625-12 du Code pénal. L'amende encourue est de 1 500 euros au plus pour une personne physique, d'après l'article 131-13, et du quintuple pour une société, d'après l'article 131-41. Sans réponse dans le mois, le client peut porter plainte auprès de la CNIL.
Quelles vérifications faire sur votre fichier clients ?
À vérifier
- Nommez la personne qui tient le fichier et reçoit les demandes, et celle qui la remplace en son absence.
- Vérifiez que vos mentions d'information signalent le droit de rectification et disent à qui l'adresser : l'article 13 du RGPD l'impose dès la collecte.
- Ajoutez deux champs à chaque fiche : « vérifié le » et « source ».
- Créez un statut « adresse invalide » qui bloque tout envoi.
- Notez chaque demande reçue avec sa date : le délai d'un mois court à compter de la réception.
- Dressez la liste de ceux à qui vous transmettez le fichier, pour savoir qui prévenir d'une correction.
- Triez les fiches dormantes selon les durées du référentiel de la CNIL.
- Relisez les champs libres. Chaque client concerné peut en obtenir le contenu à tout moment, rappelle la CNIL, qui invite aussi à vérifier que les données recueillies sont objectives.
Ces règles sont une information générale, à jour au 25/09/2026. Pour votre situation, la CNIL répond gratuitement aux professionnels, par téléphone ou par formulaire en ligne. Les horaires de sa permanence figurent sur sa page de contact. Elle y met aussi en garde : des escrocs usurpent son numéro, alors qu'elle ne demande jamais d'argent par téléphone ou par courriel.