Pièce d'identité client en Pévèle : durée de conservation LCB-FT

Quelles professions doivent garder la copie cinq ans ?

La liste figure à l'article L. 561-2 du Code monétaire et financier, dans sa version en vigueur depuis le 05/08/2026. Elle court du 1° au 20°, avec de nombreux bis et ter. On y trouve les banques, les entreprises d'assurance et les intermédiaires d'assurance, sauf ceux qui agissent sous l'entière responsabilité de l'assureur ou du courtier. Suivent les agents immobiliers, les experts-comptables, les commissaires aux comptes et les entreprises de domiciliation. Pour la location, un agent immobilier n'est concerné qu'à partir d'un loyer mensuel de 10 000 euros. Un commerçant peut aussi y entrer s'il accepte des paiements en espèces au-delà d'un seuil fixé par décret.

Les notaires, les avocats et les commissaires de justice figurent sur la liste, mais seulement pour les activités que détaille l'article L. 561-3, comme l'achat ou la vente d'un bien immobilier. Légifrance affiche la version actuelle de l'article L. 561-2 comme valable jusqu'au 10/07/2027 : relisez-la après cette date.

Ces professionnels identifient leur client avant d'entrer en relation d'affaires avec lui. Ils vérifient ensuite son identité « sur présentation de tout document écrit à caractère probant », dit l'article L. 561-5. L'article R. 561-5-1, en vigueur depuis le 05/04/2021, précise la méthode. Quand le client vient en personne, le professionnel examine l'original d'un document officiel en cours de validité, avec photographie, et en prend une copie. D'autres voies existent, comme certains moyens d'identification électronique certifiés par l'ANSSI. Pour les banques, la CNIL confirme l'obligation de conserver cette copie cinq ans.

L'Insee donne un ordre de grandeur pour la Pévèle. Dans l'intercommunalité Pévèle Carembault, selon son dossier complet, 549 des 7 875 unités légales économiquement actives en 2024 relevaient des activités financières et d'assurance. Les activités immobilières en comptaient 438. Ces catégories statistiques ne suivent pas la liste de la loi : toutes ces entreprises ne sont donc pas assujetties. Chacune a en revanche intérêt à vérifier son cas.

À partir de quand compter les cinq ans ?

L'article L. 561-12, en vigueur depuis le 14/02/2020, fixe deux points de départ. Les documents sur les clients et sur les vérifications faites se gardent cinq ans « à compter de la clôture de leurs comptes ou de la cessation de leurs relations avec eux ». Ceux qui portent sur leurs opérations se gardent cinq ans après leur exécution. Papier ou fichier, la règle est la même. Le texte réserve enfin les « dispositions plus contraignantes » : un autre texte peut imposer davantage.

Cinq ans ne veut pas dire cinq ans au minimum, puis sans limite. L'article 5 du RGPD interdit de garder des données plus longtemps que ne l'exige le but poursuivi : c'est la limitation de la conservation. Il interdit aussi de les traiter ensuite d'une manière incompatible avec ce but. Une copie recueillie contre le blanchiment ne se réutilise donc pas librement. À l'échéance, sauf autre obligation, elle se supprime.

La CNIL liste les démarches propres à ces fichiers. Il faut les inscrire au registre des activités de traitement, informer les clients et prévoir des mesures de sécurité adaptées aux risques. Selon le projet, une analyse d'impact peut être nécessaire. Si vous avez un délégué à la protection des données, il vous conseille. Aucune déclaration à la CNIL n'est plus à faire pour ce type de fichier depuis l'entrée en application du RGPD.

Une entreprise non soumise peut-elle garder une copie ?

Seulement avec une raison précise. La CNIL l'écrit dans son référentiel sur la gestion des activités commerciales : pour s'assurer de l'identité d'un client, « la simple consultation d'un justificatif (pièce d'identité) peut suffire ». Une copie n'est admise que si la loi la prévoit, ou si l'entreprise justifie en avoir besoin comme preuve, au vu de ses risques de litige. Elle se garde alors six ans au plus. Ce référentiel ne vise ni les banques ni les assureurs. Publié le 28/01/2022, il n'est pas obligatoire, précise la CNIL, mais le suivre apporte une sécurité juridique.

Si vous gardez une copie, le référentiel demande des protections renforcées. Il cite une image numérisée de qualité réduite, ou un filigrane portant la date de collecte et le nom de l'organisme. La copie quitte aussi le fichier de travail pour une archive intermédiaire. Le but est d'empêcher les détournements, en particulier l'usage des photos pour la reconnaissance faciale.

La CNIL tranche aussi des cas précis. Elle répond qu'un hôtelier ne peut pas faire de copie de la pièce d'identité d'un client. Il peut en revanche demander à la voir, pour la fiche de police d'un client étranger ou pour un paiement par chèque. Même logique quand un client exerce ses droits sur ses données. Le référentiel n'admet alors la demande d'une pièce d'identité qu'en cas de doute raisonnable, et prévoit en principe sa suppression une fois la demande satisfaite.

Vos clients ont aussi une option. France Num signale que l'application France Identité permet, sous conditions, de créer un justificatif d'identité à usage unique, qui remplace les photocopies recto-verso. Son acceptation dépend toutefois du destinataire.

Où ranger ces copies dans vos outils ?

Une copie d'identité se multiplie vite : pièce jointe d'un courriel, photo prise au téléphone, scan posé dans un dossier partagé. Chaque exemplaire est une copie de plus à protéger, puis à supprimer le moment venu. Pour l'archive intermédiaire, la CNIL décrit la marche à suivre dans sa page sur les durées de conservation. Les données y sont séparées du fichier de travail, physiquement ou par des droits d'accès. Seules des personnes spécialement habilitées les consultent, de manière ponctuelle et motivée.

Mon conseil : un seul emplacement pour ces copies, à accès restreint, avec la date de fin de conservation notée pour chaque client. Les autres exemplaires sont effacés dès le classement, corbeille comprise. ExemplePrenons une agence qui reçoit une pièce par courriel : elle la range dans l'espace protégé, puis supprime le message et sa pièce jointe.

Pour le filigrane, l'État propose FiligraneFacile, un service gratuit pour filigraner un document avant de l'envoyer. France Num précise que le service s'engage à ne conserver aucun fichier, mais que le filigrane n'est pas infaillible. Certains organismes, dont les banques, peuvent d'ailleurs exiger un document sans filigrane.

Sur les sites et logiciels que je livre, la règle est la même : aucune collecte inutile. Quand un service exige des données, la collecte reste limitée et rattachée à une base légale, comme le détaille ma méthode. Si la mission me fait traiter vos données, un contrat de sous-traitance accompagne le devis. Il suit l'article 28 du RGPD, comme l'indiquent les questions fréquentes.

Que vérifier, et à qui poser la question ?

Le tableau reprend, pour quelques professions, l'autorité de contrôle que désignent l'article L. 561-36, l'article L. 561-36-1 et l'article L. 561-36-2 du même code.

Ces règles sont une information générale, à jour des textes en vigueur au 26/09/2026. Pour votre situation précise, l'autorité de votre profession reste l'interlocuteur à consulter.