Candidat locataire en Pévèle : la liste des pièces justificatives

Quelles pièces le bailleur ou l'agence peut-il exiger ?

L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 confie la liste des pièces exigibles à un décret en Conseil d'État. Ce texte est le décret n° 2015-1437, dont les annexes actuelles sont en vigueur depuis le 01/01/2023. Il vaut aussi pour un meublé loué en résidence principale, selon l'article 25-3 de la même loi. Il ne s'applique pas aux demandes d'attribution de logements sociaux.

Les copies suffisent, rédigées ou traduites en français, montants convertis en euros. Le bailleur peut demander à voir les originaux, selon l'article 1er du décret. Une caution personne morale fournit son extrait K bis original de moins de trois mois, ou ses statuts, et l'identité de son représentant.

Un détail pour les artisans qui se portent caution. Dans sa partie sur la caution, la fiche de Service Public cite encore l'« extrait D1 original du registre des métiers ». Le décret en vigueur parle de la fiche du Registre national des entreprises.

Quelles demandes sont interdites, et que risque le bailleur ?

L'article 22-2 ne liste pas les pièces interdites : il renvoie au décret. Service Public le résume : le propriétaire « a interdiction d'en exiger d'autres ». La CNIL en donne des exemples : livret de famille, carte Vitale, relevés de compte bancaire, contrat de mariage, jugement de divorce, casier judiciaire. Son référentiel sur la gestion locative écarte aussi, en principe, le dossier médical, les justificatifs de pension alimentaire et le certificat de concubinage.

Le moment compte aussi. Avant la visite, la CNIL juge non pertinent de collecter des données sur la situation professionnelle ou financière. « Les agences immobilières ou les particuliers ne devraient pas conditionner la visite d'un bien à la fourniture de justificatifs, notamment financiers », écrit-elle. Quant aux coordonnées bancaires, le référentiel ne les juge pertinentes qu'une fois le locataire choisi.

Si un candidat envoie plus que la liste, le référentiel indique qu'il faut supprimer les pièces en trop ou les lui renvoyer. En cas de manquement, la loi prévoit une amende administrative prononcée par le préfet. Elle atteint au plus 3 000 euros pour une personne physique, 15 000 euros pour une personne morale. Son montant suit la gravité des faits, et elle doit être prononcée dans l'année qui suit leur constatation. Le préfet prévient d'abord le bailleur, qui a deux mois pour présenter ses observations, précise l'article 1-1 du décret.

Combien de temps garder les dossiers des candidats non retenus ?

Le décret ne dit rien de la durée de conservation. La CNIL la traite dans son référentiel, adopté le 6 mai 2021. Ce texte vise les professionnels et n'a pas de valeur contraignante. Il rappelle que les particuliers sont eux aussi soumis aux règles de protection des données, et qu'ils peuvent s'y référer.

Pour les pièces reçues au stade de la solvabilité, trois mois en base active sont en principe adéquats. Le dossier du candidat retenu, lui, reste actif pendant le bail, jusqu'à la clôture des comptes. Il passe ensuite en archive : en principe trois ans au plus en gestion directe, cinq ans en gestion déléguée ou semi-déléguée. Garder plus longtemps doit se justifier : une obligation légale, ou une preuve à conserver en cas de litige, en matière de discrimination par exemple.

Lors d'une dizaine de contrôles sur place, programmés pour 2018, la CNIL a trouvé le décret respecté par la plupart des agences contrôlées. Les manquements récurrents portaient sur l'information des candidats, la conservation et la sécurité. Les pièces « doivent être détruites dès lors qu'elles n'apparaissent plus utiles pour la décision d'attribution du logement », rappelle-t-elle, sauf archivage imposé par la loi.

Comment recevoir et protéger les copies ?

Un dossier réunit l'identité, l'adresse et les revenus d'une personne. Pour la CNIL, l'utilisation frauduleuse de tels documents permet l'usurpation d'identité. Son référentiel invite à des mesures simples. Les dossiers arrivent par un canal sécurisé, par exemple un formulaire de dépôt en HTTPS. Un fichier envoyé est chiffré, et son mot de passe part par un autre canal. Seules les personnes habilitées y accèdent, avec des accès tracés. Le papier se déchiquette avant d'être jeté.

Les candidats peuvent aussi filigraner leurs pièces avec FiligraneFacile, service gratuit de l'État. Selon France Num, il s'engage à ne conserver aucun fichier, et un filigrane n'est pas infaillible. DossierFacile, service gratuit du ministère chargé du logement, filigrane les pièces du dossier. Le candidat les partage par un lien propre à chaque destinataire, avec une date d'expiration. Le propriétaire peut s'y créer un compte pour inciter son futur locataire à l'utiliser, selon Service Public.

Pour contrôler un avis d'imposition, inutile de réclamer une pièce de plus. Le service de vérification des avis de l'administration fiscale est ouvert aux bailleurs : il suffit du numéro fiscal et de la référence de l'avis. Il dit si l'avis présenté est le plus récent. Un résultat « non-conforme » signale un avis plus récent ou une erreur de saisie, précise l'administration fiscale. Or le décret admet, pour le candidat, l'avant-dernier avis.

Sur les sites que je livre, la règle est celle de ma méthode de travail : ne pas collecter ce dont le projet n'a pas besoin. Un formulaire de dépôt s'arrête donc aux pièces du décret. Le portail décrit sur ma page Sites et logiciels a ses droits d'accès et l'historique des actions. Si une mission me fait traiter ces dossiers, un contrat de sous-traitance, article 28 du RGPD, accompagne le devis, comme l'indiquent les questions fréquentes.

Que vérifier avant d'ouvrir les candidatures ?

Textes en vigueur au 26/09/2026. En cas de doute sur votre situation, interrogez l'un de ces deux organismes.