Factures papier numérisées en Pévèle : quand détruire l'original

Que dit la loi sur les factures papier numérisées ?

Tout part de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Un document reçu ou établi sur papier peut être conservé sur support informatique, pendant le même délai que sur papier. Pour les factures, un arrêté du ministre chargé du budget fixe la manière de numériser.

Cet arrêté a créé l'article A. 102 B-2, en vigueur depuis le 31/03/2017. Le BOFiP, qui publie les commentaires officiels de l'administration fiscale, précise que la règle vaut pour les factures d'achat comme de vente. Elles se numérisent « à tout moment », y compris celles qui dorment déjà dans vos cartons.

Le risque porte sur la TVA. Selon le même BOFiP, la copie ne justifie la TVA déduite que si l'article A. 102 B-2 est respecté. À défaut, vous devez présenter le papier. S'il a été détruit, l'administration n'a plus le moyen de s'assurer que la facture est authentique.

Pour la preuve face à un client, le Code civil suit une logique voisine. Son article 1379 pose le principe : « La copie fiable a la même force probante que l'original ». Une copie est présumée fiable, jusqu'à preuve du contraire, si elle reproduit l'acte à l'identique et si un procédé conforme à un décret garantit son intégrité dans le temps. Ce décret du 5 décembre 2016 demande notamment une empreinte électronique qui rend toute modification détectable, et une documentation. Le même article 1379 ajoute : « Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». Tant que le papier existe, on peut donc vous le réclamer.

Quels réglages pour le scanner, le logiciel ou le coffre-fort ?

L'arrêté n'impose aucune résolution. Le décret de 2016 demande plutôt des tests sur des documents semblables aux vôtres : un ticket de caisse, une facture en couleur. Notez-en le résultat.

L'arrêté permet de confier l'archivage à un tiers. Le BOFiP prévient que la responsabilité reste la vôtre, même si ce prestataire échoue ou prend du retard. Il admet un stockage en France, dans l'Union européenne, ou dans un pays lié à la France par une convention d'assistance. Pour juger un coffre-fort numérique, France Num cite les normes NF Z42-026, pour une numérisation fidèle, et NF Z42-020, pour l'intégrité dans le temps.

Pour un outil fait sur mesure, vérifiez à qui il appartient. Quand je livre un logiciel, le code, les comptes et l'hébergement sont à votre nom dès le départ, comme l'indique ma page Comment je travaille. La documentation livrée avec décrit l'outil. Votre procédure, elle, reste à écrire.

Combien de temps faut-il garder les fichiers ?

Aujourd'hui, l'article L. 102 B fixe le délai fiscal à six ans. Il court à partir de la date du document, ou de la dernière opération inscrite dans un livre ou un registre. La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales le porte à dix ans. Son article 36 s'applique aux documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Le Code de commerce fixe, lui, dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, à son article L. 123-22. La fiche de Service-Public compte ces dix ans à partir de la clôture de l'exercice, pour les factures clients et fournisseurs. Cette fiche, vérifiée le 01/07/2024, et le BOFiP du 03/09/2025 parlent encore de six ans pour le fisc : ils datent d'avant la loi.

Pendant toute cette durée, l'article A. 102 B-2 exige que chaque fichier reste disponible et lisible, et que son intégrité soit garantie. Un changement de logiciel ou de format se prépare donc. Le décret de 2016 admet les opérations qui gardent une copie lisible dans le temps, si elles sont tracées et produisent une nouvelle empreinte.

Que change la facturation électronique ?

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les petites et micro-entreprises ont jusqu'au 1er septembre 2027 pour les émettre, selon impots.gouv.fr. Entre entreprises établies en France, la facture passera alors par une plateforme agréée, dans un format défini comme UBL ou CII. Une facture papier scannée ou un PDF ordinaire, prévient l'administration, « ne sera plus conforme à la réglementation ».

Numériser une facture papier ne fabrique donc pas une facture électronique. Le papier ne disparaît pas pour autant. Jusqu'au 1er septembre 2027, un petit fournisseur n'est pas tenu de vous facturer sous forme électronique. Un fournisseur établi à l'étranger, en Belgique par exemple, reste hors de la facturation électronique : l'opération relève d'une transmission de données, le e-reporting. Et vos cartons des années passées se gardent, pour beaucoup, jusque dans les années 2030.

Les ventes à des particuliers relèvent elles aussi du e-reporting. Si votre logiciel édite une facture que vous imprimez pour le client, le BOFiP admet trois façons de garder votre exemplaire. Vous imprimez un double, ou vous appliquez l'article A. 102 B-2 à l'exemplaire imprimé puis numérisé, ou directement au fichier PDF.

Pour les factures électroniques, la règle de conservation change. Le BOFiP impose de les garder dans leur format d'origine, celui de leur émission. Son exemple : une facture reçue en XML se conserve en XML, même si vous la convertissez en PDF pour votre gestion. Le calendrier complet figure dans ma page sur la facturation électronique obligatoire des TPE.

Avant de jeter les cartons, que vérifier et qui interroger ?

• Une procédure écrite décrit chaque étape, de la numérisation à la destruction du papier.
• Le scanner est réglé en couleur, sans retouche, en compression sans perte, en PDF ou PDF/A-3.
• Chaque fichier porte une empreinte, un cachet ou une signature, et une date.
• Un contrôle a comparé des fichiers aux originaux, et son résultat est noté.
• Les fichiers sont stockés dans un pays admis par le BOFiP, accessibles depuis votre siège, et sauvegardés.
• Chaque lot porte sa date de fin de conservation, calculée sur dix ans.
• La procédure, les empreintes et les traces se gardent aussi longtemps que les fichiers.
• Les factures liées à un litige gardent leur original jusqu'à son terme.
• Les factures électroniques restent dans leur format d'origine.

Pour une question sur votre cas, votre service des impôts des entreprises reste l'interlocuteur. L'annuaire de Service-Public en recense sept dans le Nord, chacun avec sa compétence géographique. Votre expert-comptable connaît aussi vos pièces.

À Ennevelin, Terrabùndo accueille des permanences gratuites et ouvertes à tous. La communauté de communes a construit et inauguré ce lieu en 2023, comme une maison dédiée aux entrepreneurs du territoire. La CCI et la chambre de métiers et de l'artisanat y tiennent leurs permanences. Le calendrier et l'inscription sont en ligne.

Ces règles sont celles des textes en vigueur au 27/09/2026.