Le principe figure à l'article L. 3243-2 du Code du travail, en vigueur depuis le 01/01/2017. « Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique », dit-il. Il exige l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données, et leur accès par le service en ligne du compte personnel d'activité. Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 fixe les détails.
Comment informer le salarié, et que faire s'il refuse ?
Selon l'article D. 3243-7, l'employeur informe chaque salarié de son droit de s'opposer au bulletin électronique, un mois avant la première émission ou au moment de l'embauche. Il le fait « par tout moyen conférant date certaine ». La fiche du ministère du Travail, reprise par le Code du travail numérique, en donne des exemples :
- Un courriel avec accusé de réception ou de lecture.
- Une lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
- Une lettre remise en main propre contre récépissé.
Le salarié peut s'opposer « à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission » d'un bulletin électronique. Il notifie son refus, lui aussi, par un moyen qui donne une date certaine. Sa demande « prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification ». Le texte ne lui demande aucun motif.
Exemple
Prenons un atelier de la Pévèle qui emploie quatre salariés et passe au bulletin électronique. La note part un mois avant le premier envoi, remise en main propre contre récépissé. Si un salarié refuse en cours d'année, il retrouve le papier au plus tard trois mois après sa notification.
Combien de temps le bulletin doit-il rester accessible ?
L'article D. 3243-8 laisse le choix entre deux durées. L'employeur garantit la disponibilité du bulletin « pendant une durée de cinquante ans ». Ou bien « jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans ».
Ce second choix ne donne pas d'âge en clair. Le dernier alinéa de l'article L. 1237-5, en vigueur depuis le 26/10/2025, parle du « soixante-neuvième anniversaire du salarié ». La fiche du ministère du Travail écrit « jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans ». Celle de Service Public, vérifiée le 01/06/2026, retient « 6 ans après le départ à la retraite du salarié ». Les deux fiches ne concordent pas, et je ne tranche pas à leur place. L'option des cinquante ans, elle, ne dépend d'aucun âge.
Le même article ajoute deux garanties. Si le service ferme parce que le prestataire cesse son activité, les utilisateurs sont prévenus « au moins trois mois avant la date de fermeture du service ». La règle vaut aussi pour l'employeur qui conserve lui-même les bulletins. Chacun doit enfin pouvoir récupérer à tout moment tous ses bulletins, « sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé ».
L'article L. 3243-4 oblige en plus l'employeur à conserver cinq ans un double des bulletins, ou les bulletins remis sous forme électronique.
| Étape | Délai ou durée | Article |
|---|---|---|
| Informer le salarié de son droit de refus | Un mois avant la première émission, ou à l'embauche | D. 3243-7 |
| Appliquer un refus | Au plus tard trois mois après sa notification | D. 3243-7 |
| Garder un double des bulletins | Cinq ans | L. 3243-4 |
| Garantir l'accès du salarié | Cinquante ans, ou jusqu'à l'âge fixé par renvoi à l'article L. 1237-5, augmenté de six ans | D. 3243-8 |
| Prévenir d'une fermeture du service | Au moins trois mois avant | D. 3243-8 |
L'article R. 3246-2 punit la méconnaissance de ces articles de « l'amende prévue pour les contraventions de la troisième classe ». Pour un bulletin non remis, Service Public parle d'une amende « pouvant atteindre 450 € par fiche non remise ».
Coffre-fort numérique ou espace sécurisé : que choisir ?
Le Code du travail ne nomme aucun outil, mais il vise le service en ligne du compte personnel d'activité. « L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne », précise l'article R. 3243-9.
Le coffre-fort numérique, lui, est défini par la loi. L'article L. 103 du Code des postes et des communications électroniques lui donne cinq missions.
- Recevoir, stocker, supprimer et transmettre des documents en justifiant de leur intégrité et de leur origine.
- Tracer les opérations sur ces documents, et rendre cette trace disponible à l'utilisateur.
- Identifier l'utilisateur par un moyen d'identification électronique.
- Réserver l'accès à l'utilisateur, aux tiers qu'il autorise explicitement et, avec son consentement, au prestataire qui traite ses documents à son seul bénéfice.
- Permettre de récupérer documents et données dans un standard ouvert, aisément réutilisable.
L'ANSSI rappelle l'article L. 122-22 du Code de la consommation. Un fournisseur qui se prévaut d'une offre de coffre-fort numérique sans respecter ces obligations encourt les sanctions des pratiques commerciales trompeuses. La loi prévoit aussi une certification de ces services par l'agence. « Actuellement, cette certification n'est pas encore disponible pour les industriels », précise l'ANSSI.
Un espace sécurisé, comme le portail salarié d'un logiciel de paie, n'a pas de définition légale. Le Code du travail ne l'écarte pas : vérifier les conditions vues plus haut revient alors à vous, contrat du prestataire en main.
Mon métier est de construire des logiciels sur mesure. Pour ce besoin, je ne conseille pas un coffre maison : garantir un accès pendant cinquante ans dépasse la vie d'une petite application. Un outil léger, comme ceux de l'étage Sites et logiciels, a sa place à côté, pour tenir le registre des notes et des refus. Quel que soit l'outil, ouvrez le compte au nom de l'entreprise, comme le prévoit ma méthode pour les comptes et le code que je livre.
Que fait déjà le Tese pour un petit employeur de la Pévèle ?
Fin 2024, Pévèle Carembault comptait 2 697 établissements employeurs, selon le dossier complet de l'Insee paru le 27/08/2026. Parmi eux, 1 917 avaient de 1 à 9 salariés. Le Tese de l'Urssaf, gratuit, s'adresse aux entreprises du régime général, hors associations. D'après la page du service, il établit les bulletins de paie et les dépose dans votre espace employeur. Ils y sont « conservés 5 ans ».
La même page ajoute : « Vous devez en imprimer un exemplaire pour le remettre à votre salarié ». La fiche du ministère du Travail range pourtant le Tese parmi les dispositifs de simplification soumis à des « modalités spécifiques de remise du bulletin de paie ». Pour ces dispositifs simplifiés, l'article L. 133-5-8 du Code de la sécurité sociale prévoit que l'employeur et le salarié reçoivent, le cas échéant, le bulletin « par voie dématérialisée ». Sa délivrance par l'organisme de recouvrement au salarié « se substitue à sa remise par l'employeur ». Ces sources officielles ne disent pas la même chose : posez la question au service Tese pour votre cas.
Si vous transmettez vous-même le fichier par courriel ou par un portail, l'article D. 3243-7 s'applique : il vise l'employeur qui « décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». Information préalable, droit de refus et durée de disponibilité s'appliquent alors. Les cinq ans de l'espace Tese n'atteignent pas les cinquante ans de la première option. Le reste du service est détaillé dans l'article sur le Tese et le bulletin d'un premier salarié.
Que vérifier avant d'envoyer le premier bulletin électronique ?
À vérifier
- La note annonce la remise électronique et le droit de refus. Elle part un mois avant la première émission, ou à l'embauche, par un moyen qui donne date certaine.
- Chaque récépissé et chaque refus sont datés et rangés au même endroit.
- La durée choisie, cinquante ans ou l'option liée à l'âge, figure dans le contrat du prestataire.
- Le service exporte tous les bulletins à tout moment, dans un format structuré et couramment utilisé. Il prévient au moins trois mois avant une fermeture.
- Le prestataire explique comment il garantit l'accès par le service en ligne du compte personnel d'activité.
- Une offre vendue comme coffre-fort numérique remplit les cinq missions de l'article L. 103.
- L'entreprise garde un double de chaque bulletin pendant cinq ans, sur papier ou en électronique.
Ces règles sont celles des textes en vigueur au 27/09/2026. Pour votre situation, les services du ministère du Travail en région renseignent les employeurs du secteur privé en droit du travail. Pour le Tese, la page de l'Urssaf oriente vers le service Tese pour la gestion du compte, et vers votre Urssaf pour les informations générales.