Registre des décisions dématérialisé : SARL, SAS, SCI en Pévèle

Quels registres une société peut-elle tenir sous forme électronique ?

Le décret n° 2019-1118 a été publié au Journal officiel du 3 novembre 2019 et s'applique depuis le lendemain. Sa notice liste les registres visés. D'abord le registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif, en commandite simple et en SARL, « y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique ». Ensuite, dans une société anonyme, les registres du conseil, de présence et des assemblées. Enfin, le registre des délibérations des sociétés civiles. Une SCI est concernée : la fiche officielle sur ses décisions renvoie au décret n° 78-704, dont l'article 45 régit ce registre.

Le décret ne crée pas de régime commun : il complète l'article propre à chaque forme de société.

Selon le dossier complet de l'Insee paru le 27/08/2026, 1 270 entreprises ont été créées en 2025 dans l'intercommunalité Pévèle Carembault, hors agriculture. Parmi elles, 9,8 % sont des SARL et 17,2 % des SAS, soit plus de 340 sociétés. Dans la construction, on compte 22,7 % de SARL et 21,3 % de SAS sur 75 créations.

Le registre unique du personnel et le document unique d'évaluation des risques relèvent, eux, du Code du travail, selon la fiche « Registres obligatoires d'une société ».

Quelle signature et quel horodatage faut-il ?

Pour une SARL, l'article R. 221-3 du Code de commerce, auquel renvoie l'article R. 223-24, fixe le niveau. Les procès-verbaux sont signés par une signature électronique qui respecte « au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée ». La même exigence figure à l'article R. 223-26 pour l'EURL et à l'article 45 du décret n° 78-704 pour les sociétés civiles.

L'article 26 du règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, pose quatre exigences :

• La signature est liée au signataire de manière univoque.
• Elle permet de l'identifier.
• Elle est créée avec des données qu'il peut utiliser sous son contrôle exclusif, avec un niveau de confiance élevé.
• Elle est liée aux données signées, de sorte que toute modification ultérieure soit détectable.

L'ANSSI distingue quatre niveaux : simple, avancé, avancé reposant sur un certificat qualifié, et qualifié. Le niveau simple ne suffit donc pas. Une image de signature collée dans un PDF ne rend aucune modification détectable : elle ne remplit pas la quatrième exigence.

Reste la date. Les procès-verbaux sont « datés de façon électronique par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve », dit l'article R. 221-3. Le texte n'impose pas d'horodatage qualifié. L'article 41 du règlement eIDAS réserve pourtant une présomption à celui-ci : il « bénéficie d'une présomption d'exactitude de la date et de l'heure qu'il indique ». Un horodatage non qualifié ne peut pas être écarté comme preuve pour ce seul motif, mais il n'a pas cette présomption.

En SASU, tout part des statuts. D'après l'article R. 227-1-1, lorsqu'ils prévoient la forme électronique « sans en préciser les modalités », la signature avancée et l'horodatage s'appliquent. Selon la notice du décret, ce niveau est « applicable à titre supplétif » : les statuts peuvent donc préciser d'autres modalités.

Pour l'EURL, deux sources officielles divergent. L'article R. 223-26 autorise la forme électronique sans mentionner les statuts. La fiche d'Entreprendre Service Public, vérifiée le 21/02/2026, précise au contraire qu'« il faut que ce soit prévu dans les statuts de la société ». Je ne tranche pas à leur place : faites vérifier vos statuts avant de changer de support.

En SARL comme en EURL, les copies et extraits sont certifiés conformes par un seul gérant. Depuis le décret, l'article R. 221-4 admet que cette certification se fasse par signature électronique avancée.

Comment passer d'un registre papier en cours au numérique ?

Sur papier, les règles sont strictes. Le registre est coté et paraphé par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire, ou par le maire ou un adjoint de la commune du siège. Des feuilles mobiles sont admises, numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité. « Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite », précise l'article R. 221-3.

Sur le coût, les sources officielles ne disent pas la même chose. L'article R. 221-3 prévoit une formalité « sans frais ». La fiche sur la cote et le paraphe, vérifiée le 07/11/2024, la dit gratuite en mairie, mais compte environ 3 € au tribunal, plus l'envoi. Le registre électronique évite la question. Selon cette même fiche, « La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas ».

Aucun des textes cités ici n'organise le passage d'un registre papier entamé à un registre électronique. Voici donc des précautions, pas des obligations :

1. Relisez les statuts. En SASU, la forme électronique doit y figurer, et en EURL la fiche officielle le demande aussi. Modifiez-les si besoin avant le premier procès-verbal électronique.
2. Choisissez un moment simple, par exemple juste après l'approbation des comptes de l'année.
3. Après le dernier procès-verbal papier, clôturez le registre par une mention datée et signée qui annonce la suite en électronique.
4. Ouvrez le registre électronique avec la décision suivante, en poursuivant la numérotation.
5. Gardez le registre papier. Le numériser ne le transforme pas en registre électronique : il y manquerait la signature avancée et l'horodatage posés à chaque décision.
6. Ne doublez jamais un procès-verbal sur les deux supports. Un seul original, sur un seul support.

Prévenez aussi, avant la prochaine assemblée, chaque gérant ou associé appelé à signer : il lui faudra le moyen de signature retenu.

Que doit garantir un outil avant qu'on lui confie le registre ?

Combien de temps garder le registre ?

La fiche d'Entreprendre Service Public indique six ans pour le registre des décisions de l'associé unique, en EURL comme en SASU. Elle ne fixe pas de durée pour les procès-verbaux d'une SARL ou d'une SAS à plusieurs associés.

Pour un registre électronique, la durée ne suffit pas : le fichier doit rester probant. L'article 1366 du Code civil donne à l'écrit électronique la même force probante que le papier. Il faut que son auteur puisse être dûment identifié et qu'il soit « établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

Or une signature électronique a une durée de validité. Pour la prolonger, l'ANSSI cite deux procédés : « l'archivage électronique à valeur probatoire et la sur-signature ». Pour ma part, je conserverais le registre aussi longtemps que la société existe, puisqu'il garde la trace de ses décisions.

Que vérifier dans l'outil ?

• Chaque signataire signe avec une signature au moins avancée, qui remplit les quatre exigences du règlement eIDAS. Demandez comment son identité est vérifiée.
• Chaque procès-verbal reçoit un horodatage. S'il est dit qualifié, cherchez le prestataire sur la liste nationale de confiance que publie l'ANSSI. Pour un prestataire d'un autre pays de l'Union, la même page renvoie à l'outil européen qui parcourt les listes nationales.
• Une fois signé, un procès-verbal ne peut être ni supprimé, ni remplacé, ni déplacé. C'est, à mon sens, la traduction numérique de l'interdiction faite aux feuilles papier.
• Chaque procès-verbal s'exporte dans un format lisible sans l'outil, avec ses preuves de signature et d'horodatage. Le registre entier aussi, à tout moment, y compris à la fin de l'abonnement.
• La conservation passe par un archivage à valeur probatoire ou une sur-signature, pour toute la durée choisie.
• Le compte est ouvert au nom de la société, pas à celui du gérant ni d'un prestataire. J'applique la même règle à mes livraisons : comptes, code et hébergement au nom du client dès le départ, comme je l'écris dans Comment je travaille.

Un portail de documents ne suffit pas seul, même avec les droits d'accès et l'historique des actions que je décris à l'étage Sites et logiciels. La signature avancée et l'horodatage doivent s'y ajouter. Ces règles sont celles des textes en vigueur au 27/09/2026. Pour vos statuts, votre expert-comptable ou votre avocat reste l'interlocuteur.