Logiciel de cabinet de santé en Pévèle : vérifier l'hébergeur HDS

Quand un logiciel de cabinet doit-il passer par un hébergeur certifié ?

Dès qu'un tiers garde pour vous les données de santé de vos patients. L'article L. 1111-8 vise toute personne qui héberge des données recueillies lors de soins, de prévention, de diagnostic ou de suivi, pour le compte d'un professionnel. Sur support numérique, cet hébergeur doit détenir un certificat de conformité, délivré par un organisme accrédité.

Le mot hébergement couvre large. L'article R. 1111-9 liste six activités, des locaux qui abritent les serveurs jusqu'à la sauvegarde. Depuis le 27/03/2026, cette sauvegarde inclut la conservation dans le cadre d'un archivage électronique. Pour un logiciel accessible à distance, le prestataire est « en général l'éditeur de logiciel », note le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux.

Le choix vous engage. D'après l'article R. 1111-8-8, les responsables de traitement qui confient l'hébergement à un tiers « s'assurent que celui-ci est titulaire du certificat de conformité ». Le praticien libéral est ce responsable, et le prestataire son sous-traitant. Selon l'article L. 1111-8, vos patients sont informés de cet hébergement et peuvent s'y opposer pour un motif légitime. « Vous devez vérifier ce point et conclure un contrat avec votre prestataire », écrit la CNIL.

Les praticiens concernés sont nombreux. En 2025, l'intercommunalité Pévèle Carembault comptait 229 masseurs-kinésithérapeutes, 166 infirmiers, 114 médecins généralistes et 64 chirurgiens-dentistes, selon le dossier complet de l'Insee. Pour chacun, la question se pose dès que les dossiers quittent le cabinet pour les serveurs d'un prestataire.

Logiciel installé au cabinet ou en ligne : qu'est-ce qui change ?

Tout dépend de l'endroit où sont les données. L'article L. 1111-8 vise celui qui héberge pour le compte d'un autre. Si le logiciel tourne sur un ordinateur du cabinet et que les dossiers y restent, personne n'héberge pour vous. Le référentiel de la CNIL vise deux cas : un logiciel hébergé par un prestataire, ou des données stockées par un prestataire sur ses serveurs, pour la sauvegarde par exemple.

Un outil sur mesure obéit aux mêmes règles qu'un logiciel du commerce. À l'étage Sites et logiciels, je décris des applications qui tournent sur vos postes quand c'est possible, données comprises : c'est la deuxième ligne du tableau. Dès qu'un serveur distant garde les dossiers, l'hébergeur certifié se choisit avant la première ligne de code.

Comment vérifier la certification HDS d'un hébergeur ?

Sur la liste officielle. L'Agence du numérique en santé tient la liste des hébergeurs certifiés. Cherchez-y la société qui héberge réellement vos données : ce n'est pas forcément l'éditeur du logiciel. Le contrat indique le périmètre de son certificat, avec ses dates de délivrance et de renouvellement : c'est le 1° de l'article R. 1111-11.

La liste compte trois colonnes. La deuxième donne les activités couvertes et la version du référentiel de certification. « Les hébergeurs pour lesquels aucune version n'est précisée ont été certifiés sur la version 1.1 », précise l'Agence. Pour un hébergeur certifié en version 2.0, un lien mène à sa présentation des garanties. La troisième colonne renvoie vers l'organisme qui a délivré le certificat. C'est à lui que vous pouvez demander de confirmer sa validité.

Une activité absente de la deuxième colonne n'est pas couverte. Comparez donc les activités au service rendu : hébergement de l'application, administration du système, sauvegarde externalisée. Le certificat est délivré pour trois ans, avec un audit de surveillance chaque année, indique la page de l'Agence sur la certification.

Depuis le 26/09/2026, deux exigences s'ajoutent. Selon le nouvel article R. 1111-9-1, les données sont stockées exclusivement dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen. Un transfert au-delà, même un accès à distance, exige une décision d'adéquation de la Commission européenne ou les garanties appropriées prévues par le RGPD. Et l'hébergeur publie la cartographie de ces transferts, tenue à jour, selon le III de l'article R. 1111-11.

Que doit contenir le contrat avec l'éditeur du logiciel ?

L'article L. 1111-8 rend le contrat obligatoire. L'article R. 1111-11 en fixe le contenu minimal, porté à quinze clauses le 26/09/2026 par le décret n° 2026-209 du 24/03/2026. Celles que je relirais en premier :

• Le périmètre du certificat de l'hébergeur, et ses dates de délivrance et de renouvellement.
• Les lieux d'hébergement.
• L'exercice des droits des patients : accès, rectification, effacement, portabilité, et limitation ou opposition quand elles s'appliquent.
• Le signalement d'une violation de données, et votre référent en cas d'incident.
• Les indicateurs de qualité, le niveau de service garanti et l'existence ou non de pénalités.
• Le recours à d'autres prestataires techniques.
• L'interdiction d'utiliser les données à d'autres fins que l'hébergement.
• La fin du contrat : réversibilité, restitution de toutes les données, puis destruction après votre accord formel, sans copie.
• Les lois extra-européennes qui obligeraient l'hébergeur ou un sous-traitant à permettre un transfert ou un accès aux données, et les mesures prises contre ce risque.

Si l'éditeur passe par un hébergeur, le II du même article s'applique. Votre contrat avec l'éditeur reprend alors les clauses de son contrat avec l'hébergeur, « telles qu'elles figurent dans le contrat liant le prestataire et l'hébergeur certifié ». Demandez à les voir.

Dans mes projets, l'hébergement et les comptes sont au nom du client dès le départ, comme je l'explique dans Comment je travaille. Pour un cabinet, c'est la condition pour relire le contrat et récupérer ses données.

Combien de temps le logiciel garde-t-il les dossiers ?

Vingt ans après la dernière consultation, pour un médecin libéral : selon la CNIL, c'est la durée recommandée par le Conseil national de l'Ordre des médecins. Le référentiel de la CNIL pour les cabinets retient aussi vingt ans après la dernière prise en charge. Cinq ans en base active, puis quinze ans en archive sur un support distinct. Ce référentiel n'a pas de valeur contraignante, précise son texte.

« Il revient aux prestataires fournissant des solutions logicielles d'intégrer des fonctionnalités d'archivage automatique à date d'échéance », ajoute-t-il. À défaut, le praticien y procède lui-même. Le double électronique des feuilles de soins se garde, lui, au moins quatre-vingt-dix jours, selon l'article R. 161-47 du Code de la sécurité sociale.

Sur vingt ans, vous changerez peut-être de logiciel : les archives doivent suivre, d'où les clauses de réversibilité et de restitution. Pour des archives confiées à un service d'archivage électronique, l'hébergeur doit en plus être agréé par le ministre chargé de la culture, selon l'article L. 1111-8.

Que vérifier avant de signer ou de renouveler ?

Pour un cabinet de la Pévèle qui change d'outil, la liste que je suivrais :

Pour un cas particulier, votre ordre professionnel et la CNIL restent les interlocuteurs. Les règles citées ici sont celles des textes en vigueur au 26/09/2026.